ViaCTT Empresarial
 

A adopção da ViaCTT, como canal de comunicação electrónico com os seus destinatários (clientes) e emissores (fornecedores), permitirá obter ganhos significativos e aumentar níveis de eficiência:

Com a utilização da ViaCTT, permite-se evoluir para níveis muito significativos na redução de custos da cadeia de valor do correio, incluindo a produção, emissão e expedição (ex; facturas, extractos, avisos, comunicações várias, etc), aumentando ainda a eficiência e produtividade de processos agora com possibilidade de serem suportados em meios electrónicos.

A ViaCTT é uma plataforma electrónica que estabelece uma comunicação privada entre o emissor e o receptor, não recorrendo a meios de comunicação tipo email, garantindo assim, a entrega do documento com toda a segurança e confidencialidade.

A ViaCTT fornece todas as capacidades legais e funcionais em resposta às exigências e necessidades da Factura Electrónica, adequando-as, com flexibilidade, à realidade, contexto e necessidades da sua empresa / organização.

A plataforma ViaCTT disponibiliza um novo canal de cobrança sobre os documentos expedidos, proporcionando ao destinatário a comodidade de validação do documento recebido e a facilidade de realização do pagamento do mesmo.

A ViaCTT fornece um conjunto de capacidades que permite o acompanhamento integral do universo dos destinatários, conteúdos expedidos e respectivos estados, bem como, o controlo integral de cobranças no canal ViaCTT.

A ViaCTT é a concretização do correio físico em formato digital com todos os níveis de segurança, eficácia e confidencialidade.

É um centro de conveniência único, que permite receber de forma organizada, arquivar e visualizar o correio em formato digital, programar ou fazer pagamentos, receber alertas de aviso, entre outras facilidades, todos os dias, a qualquer hora e em qualquer lugar, sem qualquer custo para o destinatário.

A ViaCTT é um serviço regulamentado que consiste na criação de uma Caixa Postal Electrónica para todos os cidadãos, empresas e organismos públicos, à semelhança do receptáculo postal existente para recepção do correio físico.

Este serviço não é um endereço de e-mail, não podendo ser utilizado para divulgação a terceiros. Só os CTT colocarão correspondência nas caixas postais electrónicas ViaCTT.

Toda a correspondência enviada actualmente pelo modo de correio físico, desde que desmaterializável, pode ser transportada e entregue pela ViaCTT em qualquer formato e com toda a confidencialidade e segurança.

A ViaCTT identifica claramente o destinatário, evitando usurpação de identidade e anonimato. Através de procedimentos de identificação pessoal e/ou presencial, a ViaCTT, garante aos expedidores de correio a existência física e real do destinatário, não permitindo endereços virtuais, ao contrário do que no e-mail pode suceder. Os procedimentos de identificação aplicam-se tanto a pessoas particulares como pessoas colectivas (Empresas, Organismos Públicos, etc).

A ViaCTT combina múltiplas capacidades e características no sentido de responder às necessidades de uma entidade expedidora (emissor) e facilitar um conjunto de comodidades ao receptor (destinatário).

A ViaCTT é uma plataforma electrónica que estabelece uma comunicação privada entre o emissor e o receptor, garantido assim, a entrega dos documentos (mensagens) com toda a segurança e confidencialidade.

Baseada num portal internet (seguro), ao qual, cada utilizador receptor, pessoa particular ou pessoa colectiva (empresas/organismos/instituições), acede através de um código de utilizador e password. Num contexto de Intercâmbio Electrónico de Dados - EDI (Electronic Data Interchange), a ViaCTT disponibiliza modos específicos de acesso aos documentos (mensagens) de modo a facilitar a integração automática com outros sistemas de informação (ex ERP, outros).

O serviço ViaCTT é parte integrante na oferta global de serviços do Grupo CTT, com vista à criação de soluções integradas em resposta a necessidades de Contas a Pagar e/ou Contas a Receber, nomeadamente:

- Serviços de Produção Documental Digital e Física (emissão)
- Digitalização e Indexação de documentos e dados (recepção)
- Arquivo e Custódia Documental (recepção)

Descreve-se, sucintamente, um conjunto de capacidades e características da ViaCTT:

O utilizador receptor terá que, em primeiro lugar, efectuar o registo e activação da sua Caixa Postal Electrónica, cujo principal objectivo é garantir a identidade inequívoca do utilizador, evitando fraudes e anonimatos. Para o efeito, deverá efectuar os procedimentos definidos (para mais detalhe, consultar Como Aderir). Todos os utilizadores registam-se com um código de registo, sendo o Número de identificação Fiscal (NIF) no caso Português, podendo adicionar ainda outros dados pessoais. Estes dados são privados do titular da Caixa e protegidos pela CNPD – Comissão Nacional de Protecção de Dados (Lei n.º 67/98.- Lei de protecção de dados pessoais).

A subscrição de uma entidade é o acto explícito que o utilizador da ViaCTT realiza para indicar à entidade expedidora que pretende receber o correio na ViaCTT.

Após Activação da Caixa Postal Electrónica ViaCTT (ver secção anterior), o receptor terá que efectuar a subscrição das entidades das quais pretende receber o correio, com base na lista da entidades disponíveis na ViaCTT. Só após a subscrição da entidade é que a esta conhecerá que existe um novo destinatário na ViaCTT e que, doravante, pretenderá receber o correio na sua caixa postal ViaCTT.

Neste processo de subscrição, caso se aplique, a ViaCTT disponibiliza à entidade emissora a capacidade de efectuar a validação do seu universo de destinatários, suportada em modelos distintos (Webservice ou Ficheiros), adequando às necessidades de negócio e capacidades tecnológicas.

Da subscrição do utilizador na entidade resultará um código único o qual será partilhado com a entidade para identificar o seu novo destinatário na ViaCTT.

Os documentos entregues na ViaCTT, podem ser de qualquer formato electrónico. Deverá a entidade emissora produzir o documento de acordo com as necessidades e exigências do respectivo destinatário (por exemplo: PDF para particulares e/ou empresas e EDI para empresas).

A ViaCTT disponibiliza vários modos de expedição do correio, adequado às necessidades da empresa:

- Expedição Automatizada (com desenvolvimentos informáticos) – aplicável a processos automatizados, normalmente recorrentes e com volumes significativos de expedição de documentos. Necessitará a entidade expedidora, de efectuar desenvolvimentos de acordo com especificações técnicas definidas pela ViaCTT

- Expedição Manual (sem desenvolvimentos informáticos) – aplicável a processos manuais e para volumes de expedição de pequena dimensão e/ou documentos ad-hoc. Expedição baseada num aplicativo, de fácil utilização, para instalação local na empresa. A entidade expedidora só necessita de ter acesso à internet.

A ViaCTT faculta ainda a possibilidade de entrega do correio na caixa postal do destinatário final em diferentes velocidades, podendo ser imediata ou não imediata.

A ViaCTT disponibiliza a capacidade de realização de pagamentos / cobranças sobre os documentos expedidos. Para o efeito, deverá a entidade expedidora indicar como pagável na ViaCTT no momento da expedição.

O utilizador receptor associará uma conta bancária (ou mais) à sua caixa postal, com a qual efectuará os pagamentos dos documentos pagáveis e recebidos, podendo optar por efectuar o pagamento pontualmente ou programá-lo para realização automática e periódica.

Após a ordem de pagamento efectuada, a ViaCTT efectuará o débito do respectivo valor na conta bancária do utilizador e transferirá para a entidade expedidora.

A ViaCTT disponibiliza à entidade expedidora um portal privado, o qual permitirá a gestão dos seus conteúdos, nomeadamente:

– Gestão de Contas aderentes à ViaCTT
– Gestão de lotes de documentos expedidos e detalhe dos documentos;
– Gestão de pagamentos;
– Ficheiro de Validação de Subscrições;
– Disponibilização da aplicação de Expedição Manual, para instalação local;
– Certificados Digitais;
– Relatórios;

A ViaCTT fornece ainda mais capacidades com vista a proporcionar um serviço de excelência e responder às necessidades exigidas, tanto da entidade emissora, como também, do destinatário e utilizador final.

Uma factura electrónica, é um documento que tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo. As regras aplicáveis à factura electrónica aplicam-se aos documentos equivalentes, tais como, notas de débito e notas de crédito.

A ViaCTT fornece todas as capacidades funcionais e legais (Dec-Lei 197/2012 (1 Outubro 2012) que altera o Dec-lei n.º 196/2007) em resposta às exigências e necessidades da Factura Electrónica (e documentos equivalentes, tais como, notas de crédito, notas de débito):

- As facturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via electrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade. A garantia da autenticidade da origem e a integridade do conteúdo podem ser asseguradas mediante quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre as facturas e as transmissões de bens ou prestações de serviços.

Considera-se certamente garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das facturas electrónicas se adoptado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

- a aposição da uma assinatura electrónica avançada, cujo respectivo certificado digital deverá ser adquirido pela entidade emissora junto de uma entidade certificadora (entidade que emite certificados digitais para assinatura de documentos e outros);

ou

- assegurando a integridade dos documentos trocados num contexto de Intercâmbio Electrónico de Dados-EDI (Electronic Data Interchange);

- Consulta e controlo de envio e recepção dos documentos, bem como, a disponibilização de acessos sem restrições às entidades tributárias para respectivas auditorias;

- Arquivamento dos documentos durante o período em vigor.

- Capacidades de transformação dos dados;

- Capacidades de integração da ViaCTT com os sistemas operacionais do emissor e receptor (Ex: ERP, Gestão Documental, etc).

A solução ViaCTT possibilitará, com flexibilidade, a adopção da Factura Electrónica na sua empresa / organização, tendo em consideração e adequação às diferentes realidades, contextos e necessidades existentes, sejam de foro Orgânico-Funcional ou em termos de Sistemas de Informação.

Se pretender ser contactado ou obter mais informação sobre o serviço ViaCTT, por favor, contacte-nos através de:

Email: servicos.comerciais@viactt.pt
Telefone: 707 20 20 16 (Linha de Apoio ViaCTT)